شركة سهلة للخدمات المنزلية

التحديات التي واجهتها شركات التنظيف

• غالبًا ما تكون التقارير الواردة من الميدان في غير محلها 

“عندما يحتاج عامل التنظيف إلى إرسال تقرير ، مثل نموذج تأكيد التنظيف ، عادةً لا أحصل عليه إلا في وقت لاحق من ذلك اليوم إذا كنت محظوظًا. وإذا ارتكبوا خطأ أو نسوا التوقيع على النموذج ، يجب أن أطاردهم للحصول على هذه المعلومات ، لذا يستغرق الأمر ضعف الوقت لمعالجة المعلومات “.

“أحيانًا يرسل لي الموظفون تأكيدات عبر رسالة نصية يصعب تتبعها وتكون شديدة الفوضى!”

• يمكن أن تؤدي ساعات التتبع إلى حدوث أخطاء

“يمكن أن يستغرق تتبع الوقت وكشوف المرتبات يومًا كاملاً أو يومين لأنني مضطر إلى التدقيق في مئات أوراق Excel أو الخربشات على الورق ، وأحيانًا قد تحدث أخطاء. إنها ليست فعالة على الإطلاق “. 

“إنها مجرد لعبة بينج بونج لا نهاية لها مع موظفيي إذا وقعت في خطأ أو كنت بحاجة إليهم لالتقاط ساعات.”

• يستغرق تعيين الورديات ساعات

“إذا تم فتح وردية ما ، فلا بد لي من البحث عن بديل ، والتلاعب بالعديد من الموظفين والمواقع يجعل هذه المهمة عملاً روتينيًا أرغب حقًا في تجنبه.”

• الإعداد على متن الطائرة طويل ويستغرق وقتًا طويلاً 

“أحتاج إلى عمال النظافة الجدد للعمل في نفس اليوم ولكن بدلاً من ذلك نحن محاصرون في غرفة ونفقد يومًا كاملاً نمر بأشياء صغيرة مثل ما هو موجود في دليل الموظف . إنها خسارة كاملة عندما استقال نصف الموظفين الجدد خلال الشهر الأول “.

• الاتصال الداخلي فوضوي

“عندما أحتاج إلى إرسال تحديث عاجل ، يتعين علي إما الاتصال بجميع عمال النظافة واحدًا تلو الآخر أو تنظيم مكالمة جماعية أو إرسال رسائل نصية ولكن ليس لدي أي فكرة عن من تلقى الرسالة أو حتى عناء قراءتها.”

“يكافح عمال النظافة لي في بعض الأحيان لأنني مشغول جدًا بإدارة عشرات المهام المختلفة ، وبحلول الوقت الذي أعود إليه ، يكون الأمر غير ذي صلة بالفعل.” 

• قد يكون تقديم أفضل خدمة عملاء أمرًا صعبًا

“هناك الكثير من المنافسة هناك وأريد حقًا أن يكون لدي ميزة تنافسية ولكني بحاجة إلى أداة يمكن أن تساعدني في إدارة كل شيء حتى أتمكن من التركيز على الصورة الكبيرة.” 

لم يكن الأمر كذلك حتى وجدنا تطبيق خدمة التنظيف من شركة سهله للخدمات المنزلية حيث أصبحت أكبر التحديات التي نواجهها شيئًا من الماضي تدريجيًا! – Clean Services

كيف يساعد شركة سهله للخدمات المنزلية مديري التنظيف في معالجة تحديات مكان العمل

1. أتمتة قوائم المراجعة والتقارير والنماذج اليومية

العمليات اليومية هي وظيفة أساسية لإدارة شركة التنظيف الخاصة بك بكفاءة ، لذلك يتم استخدام قوائم المراجعة والتقارير بشكل شائع لتقليل الاحتكاك من الأنشطة اليومية ، وأتمتة تدفق المعلومات ، وتعزيز وقت الاستجابة ، وبناء الرقابة. 

فيما يلي أمثلة لقوائم المراجعة والنماذج التي تنشئها شركات التنظيف على أساس منتظم:

• استمارة تأكيد التنظيف
• قوائم فحص التنظيف اليومية 
• قوائم فحص التنظيف الأسبوعية
• قوائم فحص التنظيف الشهرية
• تفتيش الموقع أو المرفق 
• إعادة المعدات وطلب المعدات
• تذكرة أمر الإصلاح 
• بلغ عن خطأ
• قائمة مراجعة جرد المخزون
• نموذج طلب المخزون (الأصناف والكمية)
• شكل إسقاط المخزون
• موافقة خدمة العملاء 
• تقرير الحادثة
• سداد المصاريف
• مراجعة أداء الموظف

2. تتبع الساعات بدقة

يتوفر تتبع الوقت على الهاتف الذكي للموظف ، لذا فإن تتبع الوقت وكشوف المرتبات يسهل عليك إدارتها بدقة. 

• ساعة بسيطة داخل وخارج مع طابع موقع GPS
• استخدام العلامات وتحويل المرفقات والملاحظات لمعرفة مقدار الوقت المخصص لكل عميل أو نوع الوظيفة بالضبط
• لإدارة والموافقة على طلبات الإجازات والإجازات 
• تصدير كشوف المرتبات لكل مناوبة أو كإجمالي.

3. تعيين ورديات ومكالمات الخدمة بسهولة

لإرسال وإدارة مكالمات مستخدم الخدمة ، تعتمد شركات التنظيف على ميزة جدولة وظائف شركة سهله للخدمات المنزلية لتوفير جميع المعلومات ذات الصلة إلى عمال النظافة بسهولة وكل ذلك من مكان واحد:

• تعيين عمال نظافة للخدمات بناءً على متطلبات مختلفة
• توفير جميع المعلومات ذات الصلة بما في ذلك الوقت والعنوان والتعليمات الخاصة لكل موقع وعميل. 
• إرسال تذكيرات وإشعارات لضمان وصول عمال النظافة في الوقت المحدد وأيضًا لإخطار المدير إذا تأخر شخص ما.
• الاحتفاظ بسجلات للساعة وتسجيل الوقت والمكان ، وتمكين ملاحظات التحول والتعليقات عند الحاجة إلى معلومات إضافية.
• تعرف على الوقت الذي يقوم فيه الموظفون بتسجيل الدخول وإكمال المناوبة – بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للموظفين إضافة الصور والتعليقات لكل وردية إذا لزم الأمر. 
• السماح للموظفين بقبول أو رفض الورديات (اختياري – يمكن تعطيله).

4. ضمان الامتثال على جميع المستويات

يعد الامتثال أمرًا ضروريًا لمعظم شركات التنظيف ، لذا فإن نماذج “قراءة وتوقيع” والدورات التدريبية التنشيطية الدورية شائعة. يتم تسجيل جميع المستندات وإرسالها تلقائيًا كنسخة PDF إلى بريد (رسائل) بريد إلكتروني محددة مسبقًا عبر التطبيق ، بالإضافة إلى إمكانية تخصيص أي نموذج ويمكن تصدير التقارير الموجزة في أي وقت.

• إقرار كتيب الموظف
• استخدام مواد خطرة
• الصحة و السلامة 
• اتفاق موحد 
• سياسة التحرش الجنسي
• تقرير نتائج الحادث
• قراءة وتوقيع الوثائق الأخرى.

5. كفاءة وتدريب عمال النظافة

بصرف النظر عن الإعداد ، من المهم تدريب عمال النظافة عند الضرورة حتى لا تكون هناك فجوات معرفية. تستخدم شركات التنظيف شركة سهله للخدمات المنزلية لتتبع تقدم الموظف وإنشاء مواد تدريبية حول أشياء مثل:

• تدريب الصحة والسلامة
• التدريب على الاستخدام السليم للمواد الخطرة 
• التدريب على التحرش الجنسي
• استخدام المعدات وصيانتها
• اختبار ومسابقات.

تعرف على المزيد هنا حول التدريب الفعال لموظفي التنظيف لديك.

6. تعزيز الاتصال الداخلي

ليس من السهل تحقيق الاتصال الداخلي عندما يكون موظفوك متناثرين ولا يجلسون في مكان واحد. لذلك ، يسهل شركة سهله للخدمات المنزلية التغلب على هذا التحدي من خلال تضمين ميزات مثل: 

• دليل الموظف: من السهل العثور على تفاصيل الاتصال بالموظف أو العميل بمجرد البحث عن الاسم والموقع والمسمى الوظيفي والمزيد. 
• مجموعات وقنوات الدردشة: قم بإنشاء مجموعة داخلية لمواقع العمل أو فريق صغير بحيث يسهل على الجميع البقاء على اتصال. يمكن للموظفين السماح لبعضهم البعض بمعرفة ما إذا كان الطريق مغلقًا أو ما إذا كانوا خارج المنتج وكان هناك شخص قريب للمساعدة. 
• دفع الإخطارات والتحديثات في الوقت الفعلي : للإعلانات الرسمية وغير الرسمية ، مثل تحديثات الموارد البشرية ، أو خطاب من الرئيس التنفيذي ، أو تقدير الموظف ، أو تحديثات على سياسة الشركة وما شابه. اتخذ خطوة إلى الأمام وأرسل ملاحظات رائعة من العميل إلى جميع موظفيك للمساعدة في رفع الروح المعنوية . 

7. سهولة الوصول إلى بروتوكولات الشركة

لضمان الامتثال في جميع المجالات ، فإن توفر جميع بروتوكولات الشركة بنقرة زر واحدة أمر لا بد منه. بالإضافة إلى ذلك ، عند تحديث بروتوكول ما ، ما عليك سوى القيام بذلك مرة واحدة على تطبيق خدمات التنظيف الرقمي وسيكون لدى الجميع الإصدار المحدث. لا مزيد من طباعة العشرات من النسخ الورقية وإزعاج الموظفين.

• إجراءات التشغيل القياسية (SOPs) 
• بروتوكولات السلامة والطوارئ
• إجراءات تنظيف السجاد
• دليل الموظف
• مدونة لقواعد السلوك
• سياسة التحرش الجنسي
• سياسة موحدة

8. تحسين السلامة في مكان العمل

ترفع شركات التنظيف معايير السلامة الخاصة بها وتخلق وعيًا “بالسلامة أولاً” من خلال السماح للموظفين بالإبلاغ في الوقت الفعلي ، وإتاحة معلومات السلامة ، والتواصل مع الموضوعات المتعلقة بالسلامة. تتضمن بعض أفضل الممارسات ما يلي:

• الإبلاغ السريع والسهل: في الوقت الفعلي ، من السهل على الموظفين إرسال تقارير عن المخاطر أو الحوادث ، ويتلقى المشرف المعني التقرير فورًا لإجراء مزيد من التقييم. 
• الموارد الرقمية للسلامة: التأكد من أن جميع بروتوكولات السلامة والنصائح والموارد متاحة بنقرة واحدة ، جنبًا إلى جنب مع “الدروس المستفادة” ، ونتائج الحوادث ، ونصائح السلامة الدورية.
• تدريب مستمر على السلامة: إرسال مواد تدريبية للموظفين على أساس منتظم لضمان عدم وجود فجوات معرفية وأن الموظفين على دراية بتحديثات معينة ، بالإضافة إلى أنه من السهل إرسال الاختبارات للتأكد من فهم المحتوى. يمكن للمسؤول متابعة التقدم ويمكنه إرسال تذكير لإكمال التدريب. 
• الاتصال بالسلامة أولاً: بنقرة واحدة ، يمكنك توزيع التحديثات والبروتوكولات المتعلقة بالسلامة والإبلاغ عنها ، مثل تقارير اكتشاف الحوادث والتحديثات والأدلة حول استخدام المواد والمعدات الخطرة والتحديثات في الوقت الفعلي والمزيد.

9. تبسيط احتياجات الموارد البشرية

تفضل فرق الموارد البشرية والمديرين التنفيذيين أتمتة العمليات واكتساب سيطرة أفضل على القضايا المتعلقة بالقوى العاملة من خلال:

• أوصي بصديق: من السهل إحالة الأصدقاء لشغل منصب في الشركة للمساعدة في تحسين الوصول إلى التوظيف.
• إدارة طلب الإجازة أو الإجازة المرضية: يتلقى الموظفون تحديثًا فوريًا إذا تمت الموافقة على الطلب أو رفضه.
• نموذج المعلومات الشخصية: عند تعيين موظفين جدد ، يكون من السهل الحصول على المعلومات الشخصية ومعلومات الاتصال وجهات الاتصال في حالات الطوارئ والمستندات مثل النماذج الضريبية ومعرف الصورة والمزيد.
• تحديث معلومات الاتصال: احصل على الفور على تحديث لمعلومات الموظف مثل الاسم والعنوان والحساب المصرفي والمزيد.
• استطلاعات رضا الموظفين أو مراجعات الأداء.

شركة سهله للخدمات المنزلية هو حل إدارة الكل في واحد حقيقي يتضمن إمكانيات عديدة لتوسيع نطاق عملك. بالإضافة إلى ذلك ، فإن الأسعار لا تشغل حيزًا كبيرًا في جيبك الخلفي. ابدأ خطتك المجانية اليوم!